Chiến dịch 100 ngày ở Thái Nguyên: Kiến tạo nền hành chính số từ dữ liệu "đúng - đủ - sạch - sống"

Chuyển đổi số đang mở ra yêu cầu mới đối với nền hành chính nhà nước: từ quản lý dựa trên hồ sơ giấy sang quản trị dựa trên dữ liệu. Trong tiến trình đó, dữ liệu không chỉ là "nguyên liệu đầu vào" cho hoạt động quản lý, điều hành mà còn trở thành nguồn lực quan trọng để nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số.

Nhận thức rõ vai trò của dữ liệu, tỉnh Thái Nguyên đã triển khai Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu với quyết tâm tạo lập nguồn dữ liệu "đúng - đủ - sạch - sống", từng bước hình thành hệ thống dữ liệu đồng bộ, thống nhất và có khả năng kết nối, chia sẻ giữa các ngành, các cấp. Đây không chỉ là giải pháp giải quyết khối lượng lớn tài liệu tồn đọng nhiều năm mà còn là bước đi quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính và tạo nền tảng phát triển chính quyền số.

Các đơn vị tại tỉnh Thái Nguyên khẩn trương xử lý, cập nhật và số hóa hồ sơ.

Từ kho hồ sơ giấy đến tài sản số của nền hành chính

Theo Kế hoạch triển khai Chiến dịch 100 ngày của UBND tỉnh Thái Nguyên, toàn tỉnh đang quản lý khoảng 49.450 mét tài liệu tồn đọng, trong đó phần lớn là tài liệu rời lẻ chưa được chỉnh lý, số hóa. Trong nhiều năm, mặc dù các cơ quan đã sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, nhưng nhiều văn bản điện tử chưa được lập thành hồ sơ điện tử; nhiều cơ sở dữ liệu chuyên ngành chưa được chuẩn hóa, thiếu khả năng kết nối và chia sẻ. Đây là những "điểm nghẽn" ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị và tiến trình chuyển đổi số.

Chính vì vậy, Chiến dịch 100 ngày được triển khai với mục tiêu rất rõ ràng: hoàn thành số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao; xây dựng hồ sơ điện tử; làm sạch, chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu theo tiêu chí "đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung"; đồng thời thực hiện nguyên tắc "người dân, doanh nghiệp chỉ cung cấp thông tin một lần".

Điểm đáng chú ý là chiến dịch không đơn thuần là hoạt động số hóa tài liệu. Mục tiêu lớn hơn là hình thành kho dữ liệu dùng chung của tỉnh, bảo đảm khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, tạo nền tảng cho quản trị số trong giai đoạn mới. Đây cũng là cách tiếp cận phù hợp với yêu cầu của Luật Lưu trữ năm 2024 và Luật Dữ liệu năm 2024, khi dữ liệu được xem là nguồn tài nguyên đặc biệt phục vụ phát triển.

Để hoàn thành khối lượng công việc rất lớn trong thời gian ngắn, UBND tỉnh yêu cầu tất cả các cơ quan, đơn vị triển khai theo phương châm "6 rõ": rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm, rõ thẩm quyền; đồng thời xác định đây là nhiệm vụ chính trị trọng tâm, gắn với trách nhiệm của người đứng đầu.

Sức mạnh của sự đồng lòng từ cơ sở

Một trong những điểm nổi bật của Chiến dịch 100 ngày tại Thái Nguyên là sự huy động đồng bộ của cả hệ thống chính trị.

Tại xã An Khánh, mặc dù đang trong thời gian nghỉ hè, hàng chục giáo viên Trường Mầm non Cù Vân vẫn tham gia phân loại, chỉnh lý hồ sơ lưu trữ. Khoảng 50 mét tài liệu hình thành trước năm 2015 được rà soát, sắp xếp theo đúng quy trình nghiệp vụ. Cùng với đó, hơn 1.300 hồ sơ điện tử đã được cập nhật lên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đạt khoảng 77% kế hoạch.

Theo ông Nguyễn Thế Dũng, Phó Chủ tịch UBND xã An Khánh, cán bộ, công chức của xã đã làm việc cả ngoài giờ hành chính, kể cả buổi tối và ngày nghỉ để bảo đảm tiến độ. Sự quyết liệt trong chỉ đạo cùng tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ là yếu tố quyết định giúp địa phương phấn đấu hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch.

Cán bộ chuyên môn kiểm tra, phân loại hồ sơ lưu trữ trước khi thực hiện số hóa.

Tại xã Vô Tranh, không khí làm việc cũng diễn ra khẩn trương. Hàng chục cán bộ, công chức liên tục nhập mục lục, đánh số, quét và lưu trữ tài liệu sau chỉnh lý. Đến nay, gần 10.000 trang hồ sơ đã được số hóa; hơn 20 mét tài liệu trong tổng số 264 mét tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý và làm sạch để phục vụ khai thác.

Theo chị Nguyễn Thị Bạch Tuyết, công chức Văn phòng UBND xã Vô Tranh, đội ngũ giáo viên chủ yếu hỗ trợ nhập dữ liệu, còn việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và bảo đảm đúng quy định nghiệp vụ vẫn do cán bộ chuyên môn thực hiện. Cách tổ chức này vừa phát huy được nguồn nhân lực tại chỗ, vừa bảo đảm chất lượng dữ liệu sau số hóa.

Thực tiễn ở An Khánh, Vô Tranh cho thấy chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện của công nghệ hay thiết bị hiện đại mà trước hết là câu chuyện về con người, về sự thay đổi tư duy quản lý và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức.

Dữ liệu sạch - nền tảng nâng cao chất lượng phục vụ

Sau hơn 90 ngày triển khai, Chiến dịch 100 ngày đã đạt nhiều kết quả tích cực. Theo Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, toàn tỉnh đã lập và cập nhật hơn 121.000 hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trong đó hơn 91.000 hồ sơ đã được cập nhật đầy đủ tài liệu, đạt khoảng 75%. Công tác chỉnh lý tài liệu giấy đạt trên 24.480 mét, tương đương 80% kế hoạch; 100% cơ quan, đơn vị đã hoàn thành chỉnh lý tài liệu hình thành trước năm 2015. Đối với tài liệu có tần suất khai thác cao, toàn tỉnh đã lựa chọn gần 2.000 mét để số hóa, trong đó hoàn thành 1.678 mét, tương ứng gần 5,8 triệu trang tài liệu.

Đây là những con số không chỉ phản ánh tiến độ thực hiện mà còn cho thấy sự thay đổi căn bản trong phương thức quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính.

Khi dữ liệu được chuẩn hóa và số hóa, việc tìm kiếm hồ sơ chỉ còn tính bằng giây thay vì hàng giờ hoặc nhiều ngày như trước. Hồ sơ điện tử được hình thành đầy đủ ngay trong quá trình xử lý công việc sẽ giảm đáng kể tình trạng thất lạc tài liệu, hạn chế trùng lặp thông tin và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động công vụ.

Đặc biệt, khi các cơ sở dữ liệu được kết nối và chia sẻ, người dân và doanh nghiệp sẽ không còn phải nhiều lần cung cấp cùng một loại giấy tờ cho các cơ quan khác nhau. Đây chính là giá trị cốt lõi của chuyển đổi số trong cải cách hành chính: lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Tiếp tục hoàn thiện nền tảng dữ liệu cho chính quyền số

Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình triển khai vẫn còn không ít khó khăn. Khối lượng tài liệu tồn đọng rất lớn; nhiều địa phương thiếu nhân lực chuyên môn về lưu trữ và công nghệ thông tin; hạ tầng kỹ thuật, thiết bị số hóa còn hạn chế; việc kết nối giữa các hệ thống dữ liệu chưa thật sự đồng bộ.

Theo ông Sầm Văn Trân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, thời gian tới cơ quan thường trực sẽ tiếp tục tăng cường hướng dẫn trực tiếp cho các địa phương theo phương châm "cầm tay chỉ việc", đồng thời tham mưu các giải pháp hỗ trợ về hạ tầng, kinh phí và chuyên môn để hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch.

Thực tế cũng cho thấy, chuyển đổi số không kết thúc khi hoàn thành việc quét tài liệu. Quan trọng hơn là duy trì, cập nhật thường xuyên để dữ liệu luôn "đúng - đủ - sạch - sống", bảo đảm khả năng khai thác lâu dài và phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước. Đây cũng là yêu cầu được UBND tỉnh Thái Nguyên xác định ngay từ đầu khi giao Sở Nội vụ làm cơ quan đầu mối tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc thực hiện toàn bộ chiến dịch.

Chiến dịch 100 ngày của Thái Nguyên cho thấy, khi có quyết tâm chính trị cao, sự vào cuộc đồng bộ của cả hệ thống và cách tổ chức khoa học, việc xử lý khối lượng lớn dữ liệu tồn đọng hoàn toàn có thể thực hiện hiệu quả. Quan trọng hơn, kết quả đạt được không chỉ dừng lại ở những mét tài liệu được chỉnh lý hay hàng triệu trang hồ sơ được số hóa, mà còn góp phần hình thành nền tảng dữ liệu dùng chung, tạo động lực cho cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn./.

Nguồn: Tạp chí Tổ chức nhà nước và Lao động, ngày 09/07/2026